Vad man kanske inte tänker på är att de tekniska verktygen ibland tar över fokuset från det verkliga arbetet. Vad händer när vi översvämmas av e-post t.ex.? Resultatet kan bli att all tid går åt till att svara på e-post och det verkliga arbetet försummas.
Justin Rosenstein som är en av grundarna till mjukvaruföretaget Asana menar att ineffektivitet uppstår när tydliga mål inte existerar. Rosenstein har tidigare arbetat för Google och Facebook, hans nuvarande företag Asana värderades till 280 miljoner USD förra året. Rosenstein har identifierat ett viktigt problem, nämligen att 70-80 procent av arbetsdagen går åt till organisering kring arbetet, möten, e-post och osv. istället för det verkliga arbetet. Då återstår bara 20-30 procent av arbetsagens tid till det verkliga arbetet vilket resulterar i ineffektivitet. Rosenstein har tagit fram tre riktlinjer för att motverka ineffektivitet och flytta fokus till det verkliga arbetet.
1. Ta fram tydliga mål
Som alla anställda är väl medvetna om. Se till att alla anställda förstår den större kontexten och är väl insatta i företagets vision. Tydliga mål resulterar i bättre arbetsresultat. Att arbeta utan tydliga mål resulterar gärna i brist på motivation och sämre resultat.
2. Se till att ha en tydlig plan
Och att alltid ligga steget före. Se till att teamet är väl insatt i företagets plan, att inte veta vad som sker näst leder till frustration på arbetsplatsen. Att ha anställda som är förvirrade och oklara över vad som ska göras leder garanterat till ineffektivitet. På Asana arbetar man i olika steg för att nå fram till målet. När ett nytt projekt startas ställer man sig frågan: vilka steg behövs för att komma fram till målet?. Sedan gör man en lista där alla steg fram till slutmålet finns med, alla medlemmar i teamet har tillgång till listan. Listan ska alltid vara uppdaterad och alla kan lägga till steg som behöver uppfyllas för att komma fram till målet. Även om listan förändras i och med att projektet avancerar vet alla vad som händer och även vad som händer i projektets nästa skede. Att ha en tydlig struktur på arbetet har en lugnande effekt på teamet och effektiviserar arbetet.
3. Klarhet i ansvarsområden
Ett vanligt problem i stora projekt är oklarheter I ansvarsområden vilket kan resultera i att vissa arbetsuppgifter lämnas ogjorda eller i andra fall görs flera gånger av olika personer. Att vissa uppgifter görs flera gånger och att andra lämnas ogjorda är givetvis inte ett effektivt sätt att arbeta på. De här kan lätt avhjälpas med ett så kallat productivity tool. Ett productivity tool är ett program som hjälper till att skapa ordning i arbetet och ser till att alla vet om sina ansvarområden, verktyget hjälper även till i arbetsprocessen genom att alla är medvetna om varandras ansvarsområden. Det blir tydligt vem som har vilket ansvarsområde och vem som gör vad, ingenting lämnas åt slumpen.
Essensen i de här är helt enkelt att alla ska veta vad som ska göras, när det ska göras och varför. Förvirring leder till ineffektivitet och det avhjälps genom att ha en tydlig plan med tydliga mål där alla i teamet är klara över sina ansvarsområden.
Vill du läsa mer om vad du kan göra för att effektivisera ditt företag? Köp boken No B.S. Time Management for Entrepreneurs.
Starta en diskussion på