Jobbar du i en bransch där du och dina kollegor tvingas sitta med på möten dag ut och dag in? Eller är du personen i fråga som står där framme med ett budskap som ska nå personen runt bordet?
Mötesrummet är en plats där idéer ska frodas, där kommunikationen är tvåvägs och där samma budskap ska nå alla. Enligt Rolf Olofsson, organisationspsykolog med lång erfarenhet från förändringsarbete skulle 30% av svensk mötestiden kunna effektiviseras.
Smartdraw, en tjänst för företagare att digitalisera och visualisera deras kommunikation, presenterade 5 tips på hur du som ledare får ut det mesta av ett möte.
1. Alla inblandade ska veta vad mötet handlar om
Detta innebär att inte bara att du som ledare ska ha en tydlig vision över vad du och dina kollegor ska få ut av mötet, du ska även vara redo att styra mötet i rätt riktning om ni skulle hamna off-topic. Inled ett effektivt möte med att presentera dagens agenda, till exempel genom att använda en mindmap eller ett diagram.
2. Alla ska prata samma språk
Har anställda spridda uppgifter och positioner kan detta vara en utmaning. En anställd vill (oftast) göra ett så bra jobb som möjligt, vilket kan betyda att denne ser ett möte som ett tillfälle i akt att slå ett slag för sin hjärtefråga. Här är det viktigt som ledare att inte bara klargöra vad mötet ska handla om och styra i rätt riktning, utan även kontinuerligt använda sig av samma nyckelord, hålla sig till ämnet och prata långsamt.
3. Tålamod, engagerande och tvåvägskommunikation
Ingen gillar en person som pekar finger, håller en monolog för sig själv och hyschar personers ifrågasättande eller kommentarer. En bra ledare enligt Smartdraw ska kunna hålla ett möte präglat av respekt, empati för medarbetare och professionalism. Vet du, som i föregående punkt, att en anställd tidigt kommer att komma med kritik eller invändningar borde du förbereda dig så du kan reagera på ett lugnt och förstående sätt.
4. Olikheter är inte svagheter
”Strong leaders know that success doesn’t come from surrounding yourself with ”yes-man” eller som superentreprenören Petter Stordalen säger: “anställ människor som är bättre än dig, som vill göra en skillnad.”
Ett möte ska ge resultat, inte förstärka egon. Visa att du värdesätter andras åsikter och på så vis kommer du att bygga ett förtroende hos dina medarbetare.
5. Se mötet som ett positivt inslag i arbetsdagen
Professionalism kan vid överdrift leda till en distanserad relation med resten av företaget. Det finns många ledare som vittnar om ett utanförskap på sin arbetsplats av rädslan att mista professionalism och respekt. Bjud folket på en öl! Lär känna personerna runt bordet och skapa en kultur som präglas av kommunikation på alla plan. Då lär du dig förstå anledningen bakom varför Johan ofta är hemma med sjuka barn, eller, varför Anitha måste gå till sjukgymnasten varje fredag.
Starta en diskussion på