7 tips på hur man planerar, blir mer effektiv och mindre stressad

Någon som tycker att hen har varit duktig efter utfört arbetsdag kan säga: åh, vad jag har varit effektiv i dag eller åh, vad jag har varit produktiv i dag. Men vi reflekterar sällan över exakt vad som sägs. Faktum är att de två orden, effektivitet och produktivitet, faktiskt skiljer sig åt markant.

Produktivitet handlar om en förmåga att producera någonting. Det handlar egentligen inte, vilket vi ofta läser in i ordet, om tempo. Snarare är det ett ord som beskriver hur en eller flera antal enheter produceras. Det kan vara antal kunder en säljare har ringt under dagen eller antal artiklar som tillverkats under en minut, timma eller dygn och så vidare.

Effektivitet åsyftar just tempo/takt. Det handlar också om att använda alla sina produkter på bäst möjliga sätt. Effektivitet mäts genom att man beräknar förhållandet mellan det värde en såld/levererad vara har och dess produktionskostnad.

Vill man använda båda orden i direkt koppling till varandra, så skulle det kunna vara: vi strävar efter en effektiv produktion. Faktum är att du kan vara väldigt produktiv, men ändå vara ineffektiv. Speciellt inom verksamhetsstyrning är det viktigt att vi har koll på dessa ords inbördes betydelse, så att det inte blir missförstånd. I vardagslivet är det givetvis inte lika viktigt, även om det alltid ska uppmuntras att använda ord på rätt sätt.

Vardagseffektivitet kräver planering.

När dessa två ord (produktivitet & effektivitet) slås samman kan vi uppnå något extraordinärt. Vi strävar ofta mot att vara effektiva i vår vardag. Vi strävar efter vardagseffektivitet. För att vi ska uppnå det så behöver vi god planering. Att ha bråttom och stressa är ingenting att föredra. Planering kommer att öka kvaliteten på det du ska utföra/producera och hjälpa dig att förstå hur du bäst ska ta dig an de utmaningar du har framför dig. Det kräver tankeverksamhet. Det är uppgifter som ska planeras in på olika tider och platser för att optimera ditt resultat. Andra människors behov ska också struktureras och planeras in i ditt tidsschema, så att de inte går ut för mycket över dina egna intressen och din planering. Någonting som är väldigt lätt hänt annars.

Kanske gillar du planering och strukturering, och skulle vilja arbeta med det i framtiden? Då kanske du borde plugga till projektledare?

7 tips på hur du ska tänka kring planering för att bli så effektiv och stressfri som möjligt:

• När du får en mötesinbjudan – tacka nej om du inser att du faktiskt inte kommer att kunna bidra med någonting konkret som för projektet framåt. Det kan lösgöra otroligt mycket tid som annars bara går till spillo.
• Ta tag i saker med en gång. Speciellt små uppgifter som inte kräver speciellt mycket tid eller kraft. Då undviker du att de små uppgifterna så småningom blir ett stort berg. Gör du saker direkt kommer du knappt att märka att du lagt tid på det, vilket du absolut kommer att märka annars.
• När någon vill att du ska utföra någon uppgift och påstår att det är brådskande, tänk då igenom om det är precis nu du ska göra det, eller om du faktiskt har viktigare saker för tillfället. Kanske är din kollega bara stressad, och kanske är det helt möjligt att senarelägga ärendet till senare under dagen eller till och med senare under veckan. Se efter var du har luckan för uppgiften. Då kan du lugna kollegan med att du är tydlig när den kommer att genomföras, och är du en person som har byggt upp ett förtroende och som får saker gjort så kommer det antagligen att lugna kollegan/chefen.
• När större aktiviteter är aktuella är det viktigt att du avsätter tid för det. Skulle en person/kollega avbryta dig och be dig göra någonting annat så säger du artigt men bestämt att du inte har tid just nu. Personen får gärna återkomma vid ett senare tillfälle, men just nu är du faktiskt upptagen med ditt större åtagande. Låt inget ta ditt fokus ifrån det, utan följ helhjärtat den planering som du satt upp!
• Det kan vara smart att lämna lite luft i dagsplaneringen. Luften kommer att fungera som en buffert för oförutsedda händelser eller missöden. Om du har saker inplanerade hela tiden kommer din planering att brista när det uppstår nödsituationer som kräver att du riktar all din uppmärksamhet mot det uppkomna problemet ögonblickligen.
• När du får en ny uppgift – tänk efter kring om du gjort någonting liknande tidigare. Ofta går det att återanvända/forma om material som du utfört vid ett tidigare tillfälle. Det kan gälla mallar, dokument, presentationer och liknande. Du behöver inte uppfinna hjulet igen, så se till att inte slösar en massa tid på en uppgift du faktiskt redan tidigare utfört.
• Använd dig av de digitala almanackorna som på ett enkelt sätt kan påminna dig om dina aktiviteter genom alarm eller textmeddelanden. Våra hjärnor är fantastiska, men är det mycket som ska uträttas så kan det lätt bli för mycket. Och då kan IT-stöd spara dig otroligt mycket tid. Tid som du kan lägga på viktiga saker.

Det här är enkla tips som kan få dig att vara effektiv i din produktion. Och som jag pratade om inledningsvis, se till att använda de två orden på rätt sätt. Det kommer att underlätta för dig i ditt planerande och ditt arbete.

Skulle du vilja arbeta med att hjälpa andra med stresshantering? Plugga till Stressterapeut!