När vi pratar om kontorslandskap föreställer vi ofta oss en miljö med stora ytor fullproppade med skrivbordsplatser, likt en nyhetsredaktion eller något vi ser i amerikanska serier. Men ett kontorslandskap kan se ut på flera olika sätt. Beroende på vad din verksamhet sysslar med kan olika behov uppstå. Pratar anställda mycket i telefon med kunder kan helt öppna kontorslandskap där anställda sitter tätt inpå varandra vara en dålig idé och det gäller att hitta det som passar just er. Här kommer exempel på de olika kontorslandskapen som finns och deras för- och nackdelar.
Cellkontor - “eget kontor”
Kontor där alla har varsitt rum kallas för cellkontor, storleken på kontoret varierar så klart beroende på hur stor lokalen är och hur många som arbetar på företaget och som ska ha ett eget kontor.
Fördelar med cellkontor
När alla har ett varsitt kontor så leder det till att man själv kan styra över ljudnivån, vill man ha musik kan man ha det utan att störa grannen eller om man vill att det ska vara tyst så kan man stänga dörren om sig och vara ifred i ett tyst rum. Med ett eget kontor finns större möjligheter till att förvara pärmar med viktiga papper, dokument och annat arbetsmaterial. Cellkontor innebär att de anställda får sin egna lilla yta som de bestämmer över och kan husera på, om det är stökigt så störs ingen bordsgranne.
Nackdelar med cellkontor
Ett cellkontor kan leda till att sammanhållningen på kontoret inte blir så stor. Om alla sitter på varsitt kontor så behöver man inte direkt umgås med sina arbetskamrater, man kan köra sitt eget race. En annan nackdel kan vara att den som behöver lite extra hjälp får svårare att hitta den hjälp den behöver. Sitter den på sitt kontor måste den ta sig ut från sin trygghetszon för att söka hjälp vilket inte är lätt alla gånger.
Öppna kontor - “öppet kontorslandskap”
Öppna kontor eller öppet kontorslandskap är då man på en stor yta sitter många personer med varsitt skrivbord, den yta som är ens egna är den på sitt skrivbord och under.
Fördelar med öppna kontor
Genom att ha ett öppet kontorslandskap så blir arbetsmiljön mer social, de anställda blir i många fall tvungna till att ha kontakt med varandra och man har alltid någon i närheten som man kan be om hjälp. Med endast ett skrivbord att förvara sina saker vid så blir de anställda tvungna att städa, rensa och hålla ordning på sitt utrymme.
Nackdelar med öppna kontor
Med öppna kontorslandskap så gäller det att de anställda kan kompromissa, vill någon spela musik då kan denne bara göra det om de andra går med på det, alternativt att man får lyssna på musik i hörlurar. För vissa är det jättesvårt att koncentrera sig när man sitter bland alla människor och de ljud som blir, vilket försämra effektiviteten och produktiviteten.
Över 20 % av befolkningen är högkänsliga. Att vara just högkänslig innebär att du har ett nervsystem som är känsligare än hos genomsnittsmänniskan. Ljus, ljud och omgivning bland annat påverkar personen starkare och högkänsliga personer har mycket svårare att befinna sig i händelsefulla miljöer. Kontorslandskap är alltså inte en bra arbetsmiljö för högkänsliga personer.
Kombikontor - “kombination av olika kontorslösningar”
Kombikontor är när man försökt ta fördelarna som finns med ett cellkontor och kombinera det med fördelarna med ett öppet kontorslandskap. Man skapar alltså bås med förvaring, skrivbord, mm. som alla får ett varsitt. Man får alltså ett “eget rum” fast utan väggar.
Fördelar med kombikontor
Eftersom man tagit vissa fördelar som finns med öppna landskap och cellkontor så kan man hitta dem fördelarna när man kollar på fördelarna med kombikontor. Först och främst får man sin egna yta, med förvaring att husera vid, man får avskildhet men trots detta har man ändå närhet till sina arbetskamrater och blir inte lika avskärmad. Man behåller ett socialt kontor.
Nackdelar med kombikontor
Även om man kan tycka att det inte borde finnas några nackdelar när man tagit fördelarna från två alternativ och kombinerat dem, så finns en nackdel kvar. Eftersom det inte finns några väggar så kvarstår dilemmat med störande ljud. Med båsen slipper man det värsta springandet precis bredvid sig, men allt ljud som blir går inte att få bort med bås.
“Kontor utan fasta platser” - flexkontor
På senare tid har vissa företag börjat införa så kallade flexkontor där de anställda inte har några bestämda platser. De anställda får istället ett skåp, eller annan förvaring, där de kan förvara de saker de behöver för att arbeta. På kontoret finns olika miljöer som man kan sitta i/vid. Det kan vara allt från soffgrupper, till “öppna kontorslandskap” och till cellkontor. De anställda får alltså varje morgon hämta ut sina saker, leta rätt på en plats att sitta och när de slutar för dagen lämnar de in sina saker.
Fördelar med flexkontor
Med ett flexkontor så ger man de anställda valmöjligheten att välja den arbetsmiljö som passar dem bäst. Trivs de i öppna landskap så kan de välja att sitta där, vill de sitta lite mer avskilt kan de göra det. Ett flexkontor ökar även den sociala biten ett snäpp högre då man får nya bordsgrannar titt som tätt.
Nackdelar med flexkontor
Ett flexkontor innebär att de anställda ansvarar för sina saker, de måste alltså ta med dessa om de måste gå iväg för att göra något. De riskerar då att förlora sin plats, då vem som helst har rätt att ta den när den är tom. Att hitta rätt plats kan även vara ett dilemma på morgonen när man kommer till kontoret, då man snabbt ska hitta en plats för att kunna börja jobba. Många som infört flexkontor har även som regel att man måste byta bordsgranne/plats med jämna mellanrum, detta för att man inte av vana ska ta beslag på en plats. Ytterligare nackdel med flexkontor är att man har väldigt liten möjlighet till att förvara något, det arbete man gör ska helst gå att göra med endast en dator.
Välj rätt kontorslandskap
Många företag och organisationer, speciellt statliga myndigheter, har på sistone valt öppna kontorslandskap åt sina anställda. Kanske inte alltid till de anställdas förtjusning eftersom många har vant sig vid egna kontor. För att optimera inte bara de anställdas produktivitet, utan även deras hälsa och trivsel är det viktigt att chefer och ansvariga lär sig lyssna på anställda. I företag som präglas av kundsamtal är det viktigt att var och en får sin yta, och är samtalen sekretessbelagda eller innehåller konfidentiell information måste de anställda ha tillgång till privata samtalsrum.
Tips till kontorslandskapet
- **Brusreducerande hörlurar
**Oavsett din ålder tar det ungefär 25 min för dig att återfå fokus på din arbetsuppgift om du blir störd eller avbruten. Ålder spelar däremot in när det kommer till störande ljud, och forskning visar att yngre personer har lättare att sålla bort oljud. Ett par brusreducerande hörlurar är ett måste på ditt skrivbord för arbetsuppgifter som kräver stort fokus.
Brusreducerande hörlurar är inte något DU ska betala om du har goda skäl till att behöva detta på din arbetsplats. Beroende på kvalité kan du knipa ett par för mellan 500-3000 kronor.
- Ljudisolerande flyttbara väggar
Det finns mängder med intressanta teorier kring hur vi ska inreda för att känna oss bekväma. En teori är att vi t.ex. inte ska sitta med ryggen mot en dörr, eller öppning där människor passerar. Flyttbara väggar kan råda bot på det problemet. * Tydlig policy
Vi alla har olika sätt att arbeta på, somliga av oss gillar att prata medan vissa måste ha komplett tystnad runtomkring sig. Oavsett om ni precis flyttat in i ett kontorslandskap eller haft det i flera år är det aldrig för sent att implementera en policy för kontorslandskapet. En policy kan innehålla regler om hur var och en ska förhålla sig för att alla ska trivas, vad som är okej och inte okej att diskutera öppet på arbetsplatsen samt hur och när det är okej att avbryta ens kollegas arbete för frågor.
- Ljus!
Speciellt i Sverige där större delen av året präglas av mörker är det viktigt att vi utsätts för sol för att stimulera produktionen av D-vitamin och för att reglera vår sömn. Sitter du t.ex. en bit in på ett kontoslandskap kan du gå miste om just detta. Det finns elektriska lampor där det räcker 1-2 h exponering för att tillgodose behovet. Men bara att kunna se ut för ett fönster kan reducera din stressnivå, sänka känslan av instängdhet och allt som allt bidra till en ökad arbetstillvaro, enligt Arne Lowden, docent vid Stressforskningsinstitutet vid Stockholms universitet
#### Läs mer: 5 tips för bra kommunikation på jobbet
Källa: Duochjobbet.se
Starta en diskussion på